原始憑證的基本內容

原始憑證的種類繁多，樣式各異，但是它都是作為經濟業(yè)務的原始證據，都要記載有關經濟業(yè)務發(fā)生或完成的情況，因此各種原始憑證都具備一些共同的內容。

（一）原始憑證名稱；

（二）填制原始憑證的日期及編號；

（三）接受原始憑證的單位或個人的名稱；

（四）經濟業(yè)務內容（含數(shù)量、單價、金額等）；

（五）填制單位名稱或個人名稱；

（六）經辦部門及有關人員的簽章；

（七）原始憑證附件。

為了加強企業(yè)管理，充分發(fā)揮記賬憑證在明確經濟責任、加強內部管理控制方面的作用，原始憑證除應當具備上述基本內容外，還應當符合下列要求：

1.購買實物的原始憑證，必須附有驗收證明。需驗收入庫的實物，必須填寫入庫驗收單，由實物保管人員驗收入庫后在入庫驗收單上如實填寫實收數(shù)額，并加蓋印章。不需要入庫的實物，除經辦人員在憑證上簽章外，必須交給實物保管人員或使用人員進行驗收后在憑證上簽章。也就是說，企業(yè)購買實物，必須由購買人以外的第三者查證核實后，會計人員才能據以入賬。

2.為防止舞弊行為的發(fā)生，支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項的有關證明如銀行匯款憑證等代替。

3.發(fā)生銷貨退回，除了要填寫退貨發(fā)票（如開具紅字發(fā)票）外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據或匯款銀行的憑證，不能以退貨發(fā)票代替收據。因此發(fā)生銷貨退回及退款時，必須填制退貨發(fā)票并要附有退貨驗收證明和對方的收款收據。

4.職工因公外出填寫的借款憑據，必須附在記賬憑證之后。收回借款或多余款項時，應當另開收據或者退還借款副本，不得退還原借款收據。

5.上級有關部門批準的經濟業(yè)務，應當將批準文件作為原始憑證附件。

原始憑證的填制要求

（一）記錄要真實。原始憑證所填列的經濟業(yè)務內容和數(shù)字，必須真實可靠，符合實際情況。

（二）內容要完整。原始憑證所要求填列的項目必須逐項填列齊全，不得遺漏和簡略。

（三）填制要及時。每筆經濟業(yè)務發(fā)生或完成時，經辦人員必須及時取得或填制原始憑證，并按照規(guī)定程序及時送交會計部門審核、記賬，不得提前，也不能事后補辦，做到不積壓、不誤時、不事后補制。

（四）書寫要清楚。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認，不得使用未經國務院公布的簡化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范。原始憑證數(shù)字及文字填寫應注意以下幾點：

1.中文大寫金額數(shù)字應用正楷或行書填寫。如：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零等字樣。

2.中文大寫金額到元或角為止，后面要寫“整”或“正”字，大寫金額數(shù)字有“分”的，“分”后面不寫“整”或“正”字。

3.中文大寫金額數(shù)字前面應標明“人民幣”字樣，大寫數(shù)字應緊接“人民幣”字樣填寫。未印“人民幣”字樣的，應加填“人民幣”三個字。

4.小寫金額用阿拉伯數(shù)字逐個填寫。阿拉伯小寫金額數(shù)字前面，均應填寫人民幣符號“￥”。人民幣符號“￥”與阿拉伯數(shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角分，無角無分的，寫“00”或符號“-”；有角無分的，分位寫“0”，不得使用“-”符號。

5.阿拉伯數(shù)字中間有“0”時，中文大寫金額要寫零。

例如：￥1409.50，人民幣壹仟肆佰零玖元伍角整。

6.阿拉伯數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”時，中文大寫可以只寫一個“零”。但如果是萬位和元位為“0”而千位和角位不為“0”時，中文大寫金額中“零”可寫或者不寫。

例如：￥107000.53，人民幣壹拾萬柒仟元零伍角叁分。

7.現(xiàn)行結算票據的出票日期必須使用中文大寫。為防止篡改票據出票日期，在填寫月、日時，月為壹、貳和壹拾的，日為壹至玖、壹拾、貳拾、叁拾的應在前加“零”，日為拾壹至拾玖的，應在其前加“壹”。票據出票日期使用小寫填寫的，銀行不予受理。

例如：1月20日應寫成零壹月零貳拾日，10月10日應寫成零壹拾月零壹拾日。

（五）手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經辦單位領導人或者其他指定的人員簽名蓋章；對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章；從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

（六）編號要連續(xù)。各類原始憑證要連續(xù)編號，以便查考。如果原始憑證已預先印定編號，在填寫錯誤時，應加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

（七）不得涂改、刮擦、挖補。原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

原始憑證的審核

審核會計憑證是正確組織會計核算和進行會計檢查的一項重要內容，同時由于審核原始憑證是對經濟業(yè)務進行的事前監(jiān)督，因而它也是實行會計監(jiān)督的一個重要手段。為了正確地反映和監(jiān)督各項經濟業(yè)務，保證核算資料的真實、正確和合法，會計部門和經辦業(yè)務的有關部門，必須對會計憑證，特別是對原始憑證進行嚴格認真的審核。各種原始憑證，除由經辦業(yè)務的有關部門審核以外，最后要交由會計部門進行審核。審核原始憑證，主要有以下內容：

（一）真實性審核

原始憑證作為會計信息的基本信息源，其真實性對會計信息的質量具有決定性的影響。對原始憑證真實性的審核主要包括憑證日期是否真實、業(yè)務內容是否真實、數(shù)據是否真實等。對外來原始憑證，必須有填制單位公章和填制人員簽章；對自制原始憑證，必須有經辦部門和經辦人員的簽名或蓋章。此外，對通用原始憑證，還應審核憑證本身的真實性，以防假冒。

（二）合法性審核

合法性審核主要是審核原始憑證上記載的經濟業(yè)務是否符合國家的政策法令、制度辦法等規(guī)定要求，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審核程序，是否有貪污腐敗等行為。如果原始憑證涉及的經濟業(yè)務內容違反法律法規(guī)，會計人員要向本單位領導匯報，提出拒絕執(zhí)行的意見，必要時，可向上級領導機關反映有關情況。對于弄虛作假，營私舞弊，偽造、涂改憑證等違法亂紀行為，必須及時揭露，并向領導匯報，嚴肅處理。

（三）合理性審核

合理性審核主要是審核原始憑證所記載經濟業(yè)務是否符合企業(yè)生產經營活動的需要，是否符合有關的計劃和預算等。

（四）完整性審核

完整性審核主要是審核原始憑證格式是否符合規(guī)定要求，各項要素是否齊全，內容是否完整，有關人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。如果手續(xù)不完備，應由經辦人員補辦。

（五）正確性審核

正確性審核主要是審核原始憑證各項數(shù)字金額的計算及填寫是否正確，大小寫金額是否一致，數(shù)字和文字的書寫是否清楚，有無刮、擦、挖、補、涂改、偽造等現(xiàn)象。

（六）及時性審核

原始憑證的及時性是保證會計信息質量的基礎。為此，要求在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時及時填制有關原始憑證，及時進行憑證的傳遞。審核時應注意審查憑證的填制日期，尤其是支票、銀行匯票、銀行本票等時效性較強的原始憑證，更應仔細驗證其簽發(fā)日期。

原始憑證的審核是一項嚴肅而細致的工作，會計人員必須堅持制度，堅持原則，履行會計人員的職責。對真實、合法、合理但內容不完整、手續(xù)不完備、填寫有錯誤的原始憑證，應當退還給有關經辦人員，并令其補辦手續(xù)或進行更正。對于不真實、不合法的原始憑證，會計機構、會計人員有權不予接受，并向單位負責人報告。

原始憑證錯誤的更正

為了規(guī)范原始憑證的填制，明確相關人員的經濟責任，防止利用原始憑證舞弊，《會計法》第十四條規(guī)定了更正原始憑證錯誤的具體要求。

1.原始憑證所記載的各項內容均不得涂改。隨意涂改的原始憑證即為無效憑證，不能作為填制記賬憑證或登記會計賬簿的依據。

2.原始憑證記載內容有錯誤的，應當由開具單位重開或更正，并在更正處加蓋出具單位印章。原始憑證開具單位應當依法開具準確無誤的原始憑證，對填制有誤的原始憑證負有更正和重新開具的法律義務，不得拒絕。

3.原始憑證金額出現(xiàn)錯誤的，不得更正，只能由原始憑證出具單位重開。

原始憑證填制與審核實例

一般在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時，由經辦人員填制原始憑證。下面以“收料單”的填制為例，介紹原始憑證的填制。

“收料單”是企業(yè)購進材料驗收入庫時，由倉庫保管人員根據購入材料的實際驗收情況填制的一次性原始憑證。企業(yè)外購材料，都應履行入庫手續(xù)，由倉庫保管人員根據供應單位開來的發(fā)票賬單，嚴格審核，對運達入庫的材料認真計量，并按實收數(shù)量認真填制“收料單”。收料單一式三聯(lián)：一聯(lián)留存?zhèn)}庫，據以登記材料物資明細賬和材料卡片；一聯(lián)隨發(fā)票賬單到會計部門報賬；一聯(lián)交采購人員存查。

2009年4月2日，星聯(lián)鋼鐵有限公司向市中大公司購入B種鋼材1 000千克，每千克單價為30元，另付購入鋼材運費2 300元。當日，星聯(lián)鋼鐵有限公司收料人金鋒驗收后，交倉庫保管人員王英保管。根據上述業(yè)務填制的“收料單”，其格式與內容見表4-8。

表4-8 星聯(lián)鋼鐵有限公司

供貨單位：市中大公司 憑證編號：0016

發(fā)票編號：08-18-009 2009年4月2日 收料倉庫：2

倉庫主管：張明 倉庫保管：王英 收料人：金鋒